Bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát việc phát tem cho nhân viên? Bạn lo ngại về việc tem bị thất thoát, tiêu hủy không đúng quy trình? Đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần một giải pháp quản lý chuyên nghiệp và thông minh hơn.
I : Giới thiệu ứng dụng
Ứng dụng quản lý nhân viên lấy tem & kiểm soát số lượng tem là hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp quy trình nhận tem, phân phối tem, theo dõi số lượng và xử lý tiêu hủy, giúp doanh nghiệp:
- Tối ưu quy trình cấp phát tem.
- Tăng độ minh bạch & bảo mật.
- Giảm thiểu sai sót và thất thoát.
Quy trình hoạt động chi tiết
1. Xác minh nhân viên & cấp phát tem/1
- Nhân viên đến văn phòng quản lý tem, thực hiện quét thẻ từ (ID cá nhân) trên hệ thống.
- Ứng dụng lập tức xác định nhân viên có đủ quyền nhận tem hay không.
- Sau xác nhận thành công, toàn bộ thông tin nhân viên sẽ được hiển thị đầy đủ (họ tên, mã nhân viên, phòng ban…).
- Người quản lý tiến hành nhập dữ liệu: số lượng tem cấp phát, loại tem, ghi nhận thời gian phát.
- Hệ thống sẽ lưu lại dữ liệu để phục vụ kiểm tra và đối chiếu sau này.
2. Theo dõi, cập nhật & kiểm tra/2
- Giao diện quản lý hiển thị đầy đủ danh sách các lượt phát tem trong ngày, kèm thông tin:
- Tên nhân viên, thời gian nhận tem.
- Loại tem, số lượng yêu cầu & số lượng thực nhận.
- Trạng thái xử lý (đã xong, đang chờ…).
- Tên nhân viên, thời gian nhận tem.
- Ngoài ra, có thể nhập số lượng tem đã nhận từ nhà cung cấp, từ đó theo dõi tổng thể số lượng đã nhập – đã giao – còn tồn kho.
3. Tiêu hủy tem & kiểm kê kho/3
Giao diện tiêu hủy cho phép nhập dữ liệu tem hư hỏng cần tiêu hủy
- Đồng thời, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra tồn kho thực tế từng loại tem (theo tên vật liệu, mã vật liệu).
- Báo cáo xuất file Excel nhanh chóng, hỗ trợ kiểm kê định kỳ và báo cáo nội bộ.
Tính năng nổi bật:
✅ Quét thẻ xác minh danh tính tự động
✅ Cấp phát tem theo phân quyền & lịch sử rõ ràng
✅ Quản lý trạng thái tem theo từng yêu cầu
✅ Báo cáo số lượng đầy đủ – chính xác – minh bạch
✅ Quản lý tiêu hủy theo chuẩn bảo mật nội bộ
✅ Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ (VI/EN/CN)
Phù hợp với:
- Nhà máy sản xuất
- Công ty gia công, đóng gói sản phẩm
- Bộ phận nhân sự – hành chính
- Bộ phận kho – vật tư
Đừng để tem bị thất thoát ngoài tầm kiểm soát!
Hãy triển khai ngay ứng dụng quản lý tem thông minh để chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý tem trong doanh nghiệp bạn.
II. TỔNG HỢP TÍNH NĂNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ TEM
- MỤC TIÊU CỦA ỨNG DỤNG
Ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình lấy tem – phát tem – kiểm tra tồn kho – tiêu hủy tem một cách:
Tự động, chính xác và minh bạch
Tối ưu hiệu suất nhân sự
Đảm bảo an toàn dữ liệu tem nhãn – bảo mật nội bộ
- CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH
1. Xác thực & ghi nhận thông tin lấy tem
Nhân viên dùng thẻ từ (ID) để quét vào hệ thống.
Hệ thống tự động xác định:
Nhân viên là ai?
Có quyền lấy tem không?
Giao diện hiển thị đầy đủ:
Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, thời gian quét thẻ.
Sau khi xác nhận, người quản lý tiến hành nhập:
Số lượng tem, loại tem, ghi chú (nếu cần).
Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống, không cần ghi tay hay Excel thủ công.
2. Quản lý cấp phát & theo dõi quá trình sử dụng tem (Hình 2)
Giao diện chính cho người quản lý tem có các chức năng:
– Danh sách cấp phát
Xem lịch sử phát tem trong ngày/tháng.
Tên người nhận, thời gian, loại tem, số lượng cấp.
Trạng thái xử lý: Chờ / Xong / Đổi trả / Thiếu / Hủy.
– Ghi nhận thực tế
Nhập số lượng tem đã nhận, đã sử dụng, còn dư/thừa.
Dễ dàng phát hiện chênh lệch và xử lý kịp thời.
– Theo dõi tổng thể:
Tem đã giao: bao nhiêu cái? Loại gì?
Tem thực nhận: so sánh với yêu cầu.
Tem lỗi / hủy: theo dõi nguyên nhân & số lượng.
3. Quản lý tiêu hủy & tồn kho tem
– Quản lý tiêu hủy
Nhập số lượng tem hư hỏng.
Ghi chú lý do hủy (bảo mật, sai nội dung, lỗi in…).
Cam kết xử lý nội bộ, không để thất thoát ra ngoài.
– Tồn kho tem
Xem theo loại tem (ép, may…), loại hộp (TC, DB).
Dữ liệu tồn kho theo:
Tên vật liệu, mã vật liệu.
Số lượng nhập, số đã sử dụng, số tồn.
Có thể xuất Excel báo cáo nhanh chóng, phục vụ kiểm kê định kỳ.
- HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
1. Đối với Nhân viên nhận tem
Bước 1: Đến khu vực quản lý tem.
Bước 2: Quét thẻ từ vào thiết bị đọc thẻ.
Bước 3: Xác nhận thông tin hiển thị đúng.
Bước 4: Nhận tem từ người quản lý theo phân phối.
2. Đối với Người quản lý tem
Bước 1: Kiểm tra thông tin nhân viên sau khi quét thẻ.
Bước 2: Nhập số lượng tem phát, loại tem, thời gian cấp.
Bước 3: Theo dõi quá trình nhận – sử dụng – hoàn trả – tiêu hủy.
Bước 4: Cập nhật số lượng tồn kho thực tế định kỳ.
- BÁO CÁO – KIỂM TRA – XUẤT FILE
Toàn bộ dữ liệu đều có thể xuất ra file Excel, bao gồm:
Lịch sử phát tem
Tồn kho
Tem hủy
Số lượng phát – nhận – chênh lệch
Hỗ trợ kiểm toán, báo cáo nội bộ, hoặc phục vụ kiểm kê tháng/quý.
- BẢO MẬT – PHÂN QUYỀN
Phân quyền rõ ràng: Nhân viên – Quản lý – Quản trị hệ thống.
Dữ liệu tiêu hủy được ghi nhận rõ, đảm bảo tính bảo mật.
Không cho phép truy cập nếu không có thẻ hợp lệ.
- LỢI ÍCH KHI TRIỂN KHAI
✅ Không còn ghi tay – tránh thất lạc
✅ Minh bạch & có thể truy xuất lịch sử bất kỳ lúc nào
✅ Giảm nhân lực nhập liệu – tăng năng suất
✅ Bảo mật quy trình tiêu hủy – chống rò rỉ tem lỗi
✅ Kiểm kê kho nhanh chóng, chính xác
Để lại một bình luận