Tác giả: Nguyễn Lữ

Giao diện & chức năng ứng dụng

Ứng dụng này được thiết kế nhằm kiểm soát việc mang thiết bị/mẫu vật ra khỏi khu vực quản lý nội bộ (có thể là nội bộ công ty hoặc mang ra ngoài đối tác). Giao diện hiện đại, khoa học và thân thiện với người dùng.

---

1. Giao diện tạo đơn – Đơn giản nhưng đầy đủ chức năng

• Lựa chọn loại đơn: Người dùng có thể chọn giữa “Nội bộ” hoặc “Bên ngoài” tùy theo thiết bị ra khỏi phạm vi trong hay ngoài công ty.
  
• Trường thông tin bắt buộc: Có hệ thống kiểm tra bắt buộc giúp giảm sai sót khi gửi yêu cầu.
• Sẵn thông tin cố định: giảm thiểu thời gian khai báo, tiết kiệm thời gian
  
• Khai báo danh sách thiết bị:
  
  • Loại, mã màu, kích thước, số lượng, đơn vị được phân loại rõ ràng.
    
  • Cho phép tải tệp đính kèm (ví dụ: hình ảnh, biên bản, giấy xác nhận…).
    
• Thêm dòng động: Dễ dàng thêm/bớt dòng thiết bị trong đơn.
  
• Phân quyền người dùng:
  
  • Người yêu cầu và người phê duyệt được lựa chọn riêng biệt.
    
  • Hệ thống liên kết mã số thẻ + họ tên + bộ phận nội bộ.
    

---

2. Giao diện quản lý trung tâm – Điều phối & giám sát hiệu quả

• Phân loại đơn rõ ràng: Theo trạng thái (Đã duyệt, Chờ duyệt, Từ chối…), theo nhóm vận chuyển (trong/ngoài công ty), dễ dàng phân tích khối lượng công việc.
  
• Tính năng lọc nâng cao: Lọc theo ngày, bộ phận, người tạo – hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng ngay cả khi có hàng trăm/thousands yêu cầu.
  
• Tạo đơn mới nhanh chóng: Nút “+ Tạo đơn mới” luôn hiển thị trực quan.
  
• Xuất dữ liệu ra Excel: Một cú nhấp chuột để lấy toàn bộ danh sách phục vụ báo cáo hoặc lưu trữ nội bộ.
  
• Giao diện đa ngôn ngữ: Có hỗ trợ tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Trung – thích hợp cho doanh nghiệp FDI hoặc đối tác đa quốc gia.
  

---

3. Giao diện xem chi tiết đơn – Rõ ràng & chuẩn hóa quy trình phê duyệt

• Thông tin đầy đủ đơn hàng: Ngày mang ra, điểm đến, lý do, người yêu cầu, người mang thiết bị, đơn vị vận chuyển, mã số thẻ.
  
• Danh sách thiết bị kèm chi tiết kỹ thuật: Loại thiết bị, mã màu, size/kích thước, số lượng, đơn vị tính.
  
• Nút “Chấp nhận / Từ chối” đơn: Giao diện trực quan cho người quản lý duyệt hoặc từ chối, đảm bảo quy trình rõ ràng, có trách nhiệm.
  

---

Tổng quan lợi ích khi triển khai hệ thống:

Tính năng	Giá trị mang lại
Quản lý xuất thiết bị theo đơn chuẩn	Tránh thất thoát, kiểm soát minh bạch
Phân quyền theo vai trò	Tăng trách nhiệm và giảm sai sót
Tìm kiếm và theo dõi dễ dàng	Rút ngắn thời gian xử lý
Hệ thống hóa toàn bộ quy trình	Giảm giấy tờ thủ công, số hóa quy trình
Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp Xuất dữ liệu	Phù hợp với nhiều ngành nghề & mô hình

Bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát việc phát tem cho nhân viên? Bạn lo ngại về việc tem bị thất thoát, tiêu hủy không đúng quy trình? Đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần một giải pháp quản lý chuyên nghiệp và thông minh hơn.

 I : Giới thiệu ứng dụng

Ứng dụng quản lý nhân viên lấy tem & kiểm soát số lượng tem là hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp quy trình nhận tem, phân phối tem, theo dõi số lượng và xử lý tiêu hủy, giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu quy trình cấp phát tem.
  
• Tăng độ minh bạch & bảo mật.
  
• Giảm thiểu sai sót và thất thoát.
  

---

 Quy trình hoạt động chi tiết

1. Xác minh nhân viên & cấp phát tem/1

• Nhân viên đến văn phòng quản lý tem, thực hiện quét thẻ từ (ID cá nhân) trên hệ thống.
  
• Ứng dụng lập tức xác định nhân viên có đủ quyền nhận tem hay không.
  
• Sau xác nhận thành công, toàn bộ thông tin nhân viên sẽ được hiển thị đầy đủ (họ tên, mã nhân viên, phòng ban…).
  
• Người quản lý tiến hành nhập dữ liệu: số lượng tem cấp phát, loại tem, ghi nhận thời gian phát.
  
• Hệ thống sẽ lưu lại dữ liệu để phục vụ kiểm tra và đối chiếu sau này.
  

2. Theo dõi, cập nhật & kiểm tra/2

• Giao diện quản lý hiển thị đầy đủ danh sách các lượt phát tem trong ngày, kèm thông tin:
  
  • Tên nhân viên, thời gian nhận tem.
    
  • Loại tem, số lượng yêu cầu & số lượng thực nhận.
    
  • Trạng thái xử lý (đã xong, đang chờ…).
    
• Ngoài ra, có thể nhập số lượng tem đã nhận từ nhà cung cấp, từ đó theo dõi tổng thể số lượng đã nhập – đã giao – còn tồn kho.
  

3. Tiêu hủy tem & kiểm kê kho/3

Giao diện tiêu hủy cho phép nhập dữ liệu tem hư hỏng cần tiêu hủy

• Đồng thời, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra tồn kho thực tế từng loại tem (theo tên vật liệu, mã vật liệu).
  
• Báo cáo xuất file Excel nhanh chóng, hỗ trợ kiểm kê định kỳ và báo cáo nội bộ.
  

---

 Tính năng nổi bật:

✅ Quét thẻ xác minh danh tính tự động
✅ Cấp phát tem theo phân quyền & lịch sử rõ ràng
✅ Quản lý trạng thái tem theo từng yêu cầu
✅ Báo cáo số lượng đầy đủ – chính xác – minh bạch
✅ Quản lý tiêu hủy theo chuẩn bảo mật nội bộ
✅ Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ (VI/EN/CN)

---

 Phù hợp với:

• Nhà máy sản xuất
  
• Công ty gia công, đóng gói sản phẩm
  
• Bộ phận nhân sự – hành chính
  
• Bộ phận kho – vật tư
  

---

Đừng để tem bị thất thoát ngoài tầm kiểm soát!

Hãy triển khai ngay ứng dụng quản lý tem thông minh để chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý tem trong doanh nghiệp bạn.

II. TỔNG HỢP TÍNH NĂNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ TEM

•  MỤC TIÊU CỦA ỨNG DỤNG

Ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình lấy tem – phát tem – kiểm tra tồn kho – tiêu hủy tem một cách:

Tự động, chính xác và minh bạch

Tối ưu hiệu suất nhân sự

Đảm bảo an toàn dữ liệu tem nhãn – bảo mật nội bộ

•  CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH

1. Xác thực & ghi nhận thông tin lấy tem

Nhân viên dùng thẻ từ (ID) để quét vào hệ thống.

Hệ thống tự động xác định:

Nhân viên là ai?

Có quyền lấy tem không?

Giao diện hiển thị đầy đủ:

Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, thời gian quét thẻ.

Sau khi xác nhận, người quản lý tiến hành nhập:

Số lượng tem, loại tem, ghi chú (nếu cần).

Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống, không cần ghi tay hay Excel thủ công.

2. Quản lý cấp phát & theo dõi quá trình sử dụng tem (Hình 2)

Giao diện chính cho người quản lý tem có các chức năng:

– Danh sách cấp phát

Xem lịch sử phát tem trong ngày/tháng.

Tên người nhận, thời gian, loại tem, số lượng cấp.

Trạng thái xử lý: Chờ / Xong / Đổi trả / Thiếu / Hủy.

– Ghi nhận thực tế

Nhập số lượng tem đã nhận, đã sử dụng, còn dư/thừa.

Dễ dàng phát hiện chênh lệch và xử lý kịp thời.

– Theo dõi tổng thể:

Tem đã giao: bao nhiêu cái? Loại gì?

Tem thực nhận: so sánh với yêu cầu.

Tem lỗi / hủy: theo dõi nguyên nhân & số lượng.

3. Quản lý tiêu hủy & tồn kho tem

– Quản lý tiêu hủy

Nhập số lượng tem hư hỏng.

Ghi chú lý do hủy (bảo mật, sai nội dung, lỗi in…).

Cam kết xử lý nội bộ, không để thất thoát ra ngoài.

– Tồn kho tem

Xem theo loại tem (ép, may…), loại hộp (TC, DB).

Dữ liệu tồn kho theo:

Tên vật liệu, mã vật liệu.

Số lượng nhập, số đã sử dụng, số tồn.

Có thể xuất Excel báo cáo nhanh chóng, phục vụ kiểm kê định kỳ.

•  HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 

1. Đối với Nhân viên nhận tem

Bước 1: Đến khu vực quản lý tem.

Bước 2: Quét thẻ từ vào thiết bị đọc thẻ.

Bước 3: Xác nhận thông tin hiển thị đúng.

Bước 4: Nhận tem từ người quản lý theo phân phối.

2. Đối với Người quản lý tem

Bước 1: Kiểm tra thông tin nhân viên sau khi quét thẻ.

Bước 2: Nhập số lượng tem phát, loại tem, thời gian cấp.

Bước 3: Theo dõi quá trình nhận – sử dụng – hoàn trả – tiêu hủy.

Bước 4: Cập nhật số lượng tồn kho thực tế định kỳ.

•  BÁO CÁO – KIỂM TRA – XUẤT FILE

Toàn bộ dữ liệu đều có thể xuất ra file Excel, bao gồm:

Lịch sử phát tem

Tồn kho

Tem hủy

Số lượng phát – nhận – chênh lệch

Hỗ trợ kiểm toán, báo cáo nội bộ, hoặc phục vụ kiểm kê tháng/quý.

•  BẢO MẬT – PHÂN QUYỀN

Phân quyền rõ ràng: Nhân viên – Quản lý – Quản trị hệ thống.

Dữ liệu tiêu hủy được ghi nhận rõ, đảm bảo tính bảo mật.

Không cho phép truy cập nếu không có thẻ hợp lệ.

•  LỢI ÍCH KHI TRIỂN KHAI

✅ Không còn ghi tay – tránh thất lạc

✅ Minh bạch & có thể truy xuất lịch sử bất kỳ lúc nào

✅ Giảm nhân lực nhập liệu – tăng năng suất

✅ Bảo mật quy trình tiêu hủy – chống rò rỉ tem lỗi

✅ Kiểm kê kho nhanh chóng, chính xác

Giải pháp số hóa toàn diện cho quản lý công tác – Chuyên nghiệp, nhanh chóng, minh bạch!

Bạn đang đau đầu với việc quản lý hàng chục đơn công tác mỗi tháng? Giấy tờ rườm rà, phê duyệt chậm trễ, lịch trình chồng chéo và không có sự kết nối giữa các bộ phận?

Ứng dụng Web “Quản lý đăng ký đi công tác” chính là giải pháp tối ưu hóa quy trình từ A-Z cho doanh nghiệp của bạn.

---

Tính năng nổi bật của ứng dụng:

Tạo đơn đăng ký công tác chỉ trong 1 phút
– Chọn địa điểm, thời gian đi – về
– Thêm danh sách người đi công tác
– Gửi yêu cầu điều phối xe công ty (nếu cần)
– Ghi chú linh hoạt – quản lý chặt chẽ

Phê duyệt nhanh – linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp
– Hệ thống cho phép cấu hình người duyệt theo bộ phận, cấp bậc
– Hỗ trợ phân quyền rõ ràng: người tạo – người duyệt – HR

Quản lý tập trung – Báo cáo rõ ràng
– Giao diện bảng tổng quan trực quan
– Tìm kiếm, lọc, theo dõi trạng thái đơn
– Xuất Excel dễ dàng chỉ với một cú nhấp chuột

---

 Lợi ích mang lại:

 Tiết kiệm thời gian cho nhân viên & người duyệt
Giảm sai sót, trùng lặp thông tin nhờ hệ thống hóa dữ liệu
Tăng tính minh bạch & chuyên nghiệp trong quản lý công tác nội bộ
Tùy chỉnh dễ dàng phù hợp với quy mô & đặc thù từng doanh nghiệp

---

Đã đến lúc bạn thay đổi cách quản lý công tác thủ công truyền thống!
Hãy để ứng dụng “Quản lý đăng ký đi công tác” đồng hành cùng bạn!

---

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG – GIỚI THIỆU CHI TIẾT CÁC TÍNH NĂNG

---

 1. Giao diện đăng ký đi công tác

/1

• Chọn loại công tác: Trong nước / Nước ngoài / Tập đoàn
• Chọn địa điểm & lý do công tác: Nhập thông tin rõ ràng, cụ thể
• Chọn ngày bắt đầu và kết thúc: Có thể tùy chọn theo giờ và phút
• Đăng ký điều xe: Bật tính năng nếu cần xe công ty, chọn điểm đi – điểm đến
• Thêm người đi công tác: Tìm & chọn từ danh sách, gán người thay thế nếu cần
  

---

2. Giao diện quản lý tất cả yêu cầu /2

• Bảng thống kê toàn bộ đơn đăng ký: Có phân loại rõ ràng
  ➤ Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Đã hủy, Công tác đang diễn ra, Hoàn thành
• Tính năng tìm kiếm – lọc thông minh: Theo tên, mã nhân viên, trạng thái
• Xuất Excel nhanh: Hỗ trợ báo cáo nội bộ chuyên nghiệp
  

Rất phù hợp cho bộ phận HR, cấp quản lý hoặc người điều phối xe công ty

---

3. Giao diện chi tiết 1 đơn công tác /3

• Hiển thị toàn bộ thông tin: Địa điểm, lý do, thời gian, danh sách nhân viên
• Thông tin điều xe riêng biệt: Gồm điểm đến, số điện thoại liên hệ, tài xế
• Danh sách người đi công tác & người thay thế rõ ràng
  

Tải mã QR: Phục vụ check-in/check-out công tác cực kỳ tiện lợi